Les déplacements professionnels représentent une partie importante du travail pour de nombreux salariés en France. Pour les aider à couvrir les frais liés à ces déplacements, il existe plusieurs mécanismes de remboursement comme l’indemnité kilométrique. Cette indemnité est destinée à couvrir les coûts de déplacement liés aux trajets effectués en voiture personnelle pour des raisons professionnelles.
Qu’est-ce que l’Indemnité Kilométrique ?
L’indemnité kilométrique est une somme d’argent que les employeurs versent à leurs employés pour compenser les dépenses engagées pour leurs déplacements professionnels avec un véhicule personnel (voiture, scooter, moto, vélo). Elle est calculée en fonction du nombre de kilomètres parcourus entre le lieu de départ et le lieu d’arrivée. Cette indemnité est destinée à couvrir les frais de carburant, d’entretien et d’usure de la voiture.
Les déplacements domicile-travail ne sont pas concernés par ce dispositif. Les déplacements du quotidien font l’objet d’un autre dispositif appelé le Forfait Mobilité Durable.
Les déplacements en avion, en train, ou en taxi ne sont pas concernés non plus, car ils sont remboursables sur simple présentation d’un justificatif de paiement selon la politique de déplacements professionnels de votre entreprise.
Qui peut demander une indemnité kilométrique ?
L’indemnité kilométrique est destinée à tous les salariés qui effectuent des déplacements professionnels en voiture. Elle peut également être versée aux travailleurs indépendants qui utilisent leur propre véhicule pour effectuer leurs missions.
Pour bénéficier de l’indemnité kilométrique, il est nécessaire de justifier les déplacements professionnels en fournissant une déclaration listant tous les déplacements, distances parcourues et les motifs. Vous pouvez générer la vôtre en remplissant le formulaire suivant ci-dessous. Ce dernier produira un document prêt à être soumis à votre entreprise.
Générer une demande d’indemnité kilométrique
Comment calculer les indemnités kilométriques pour une voiture ?
Le montant des indemnités kilométriques est déterminé en fonction de la distance parcourue. Les employés doivent utiliser l’itinéraire le plus court pour calculer la distance à parcourir pour se rendre à leur destination.
Les indemnités kilométriques sont calculées en utilisant un barème publié par l’URSSAF. Ce taux est déterminé par le ministère du Travail et varie selon la distance parcourue et le type de véhicule utilisé. Par exemple, le taux kilométrique pour un déplacement de moins de 5000km en voiture d’une puissance fiscale de 4CV est de 0,575euro par kilomètre.
Ils sont généralement plus élevés pour les déplacements plus longs, définis en trois paliers, inférieur à 5000km, entre 5000km et 20000km, et au-delà de 20000km. Nous avons mis au point un utilitaire rapide vous permettant de générer votre demande à partir de tous les paramètres nécessaires.
Comment calculer l’indemnité kilométrique pour les deux-roues ?
De la même façon, le calcul de l’indemnité kilométrique pour les deux-roues se base sur le dernier barème URSSAF . Pour un scooter de 50cc, le barème actuel est fixé à 0.299euros par kilomètre. Pour une moto de puissance fiscale de 3,4 ou 5 CV, le barème s’établit à 0,444euro par kilomètre.
Comment faire la demande de remboursement des indemnités kilométriques ?
Il vous suffira de remplir le formulaire ci-dessus, générer le PDF de la demande et le soumettre à votre employeur. Pensez à bien indiquer les motifs de votre déplacement, la date, le lieu de départ et d’arrivée. Une fois votre demande validée, votre employeur peut vous rembourser soit par un virement séparé, soit en incluant l’indemnité sur votre prochain bulletin de salaire.
Quand faire demander l’indemnité kilométrique ?
La demande de l’indemnité kilométrique doit se faire de façon annuelle : En effet, afin de déterminer le barème à utiliser, il est nécessaire de connaître la distance totale parcourue durant une année fiscale de l’entreprise. Dans le cas où l’année fiscale dure plus de 12 mois (par exemple une entreprise créée le 1er Mars 20XX et cloture son premier exercice le 31 Décembre 20XX+2 ) alors il convient d’appliquer un prorata temporis à la distance parcourue.
Une solution simple pour gérer les notes de frais
Pour aller encore plus loin, RoadMate vous propose une solution clé en main pour gérer l’ensemble des frais professionnels à l’aide d’une carte prépayée intelligente.
Pour l’entreprise, c’est l’assurance que le budget des déplacements soit utilisé uniquement auprès des services préalablement autorisés, sans gestion administrative et sans avoir à collecter les factures auprès des collaborateurs.
Pour les salariés, c’est l’outil idéal qui leur permet de réaliser les déplacements professionnels en toute sérénité. En effet, avec la carte RoadMate, plus besoin d’avancer les frais, et la gestion des factures se fait depuis une application mobilité intelligente.
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