Gestion des Déplacements Professionnels
Carte multi-modale, remboursements automatisés, conformité URSSAF et reporting CO2 intégrés — une seule solution pour toute la mobilité professionnelle de vos équipes.
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Qu'est-ce que la gestion des déplacements professionnels ?
La gestion des déplacements professionnels désigne l'ensemble des processus permettant à une entreprise de budgétiser, rembourser et contrôler les trajets effectués par ses collaborateurs dans le cadre de leur activité : voyages d'affaires, mobilité domicile-travail, déplacements inter-sites et visites clients.
En France, les déplacements professionnels représentent en moyenne 15 à 20 % de la masse salariale en coûts indirects (GBTA France, 2023). Chaque note de frais traitée manuellement coûte en moyenne 52 € en frais de traitement administratif (Aberdeen Group, 2022) et mobilise 20 minutes du temps d'un collaborateur.
Les entreprises qui automatisent ce processus réduisent leurs coûts administratifs de 40 à 60 % et gagnent en visibilité sur leurs dépenses de mobilité en temps réel.
Pourquoi est-ce un enjeu stratégique en 2026 ?
Les déplacements professionnels constituent le 2e poste de dépenses contrôlables après la masse salariale dans la majorité des PME et ETI françaises. Trois facteurs rendent la question encore plus urgente aujourd'hui :
- 📊 L'obligation de reporting CO2 : depuis la loi LOM (2019), toute entreprise de plus de 50 salariés doit mesurer et déclarer l'empreinte carbone de ses déplacements professionnels.
- 🚲 La montée des mobilités alternatives : les collaborateurs utilisent désormais en moyenne 3,2 modes de transport différents par semaine (Baromètre Mobilité ADEME–IFOP, 2023) — une réalité que les notes de frais classiques ne savent pas traiter.
- 🏆 L'attractivité employeur : 67 % des salariés français considèrent la politique de mobilité de leur employeur comme un critère de choix lors d'une prise de poste (Baromètre Mobilité ADEME–IFOP, 2023).
Les 4 problèmes majeurs que rencontrent les entreprises
1. Des notes de frais chronophages et sources d'erreurs
Le circuit classique — avance, justificatif papier, validation manager, saisie comptable, remboursement sur paie — prend en moyenne 14 jours entre le déplacement et le remboursement (Jenji, 2023). Pour les commerciaux, consultants et techniciens terrain, c'est une source de tension récurrente qui pèse sur la satisfaction et la rétention.
2. Aucune visibilité sur les dépenses en temps réel
La visibilité sur les dépenses de déplacement n'arrive qu'en fin de mois dans la majorité des PME, quand les notes de frais sont clôturées. Il est alors trop tard pour corriger les dérives budgétaires. Les cartes bancaires d'entreprise généralistes fournissent des relevés sans catégorisation par collaborateur, par projet ou par mode de transport.
3. Une politique voyages difficile à faire respecter
Imposer le TGV plutôt que l'avion, plafonner les hôtels, interdire le taxi quand un VTC suffit : autant de règles impossibles à contrôler a posteriori. 43 % des responsables financiers déclarent que leur politique voyages est régulièrement contournée, faute d'outil de contrôle en amont (GBTA, 2023).
4. Un reporting CO2 absent ou approximatif
Reconstituer les émissions CO2 à partir de relevés bancaires ou de notes de frais papier est quasi-impossible : il manque le mode de transport, la distance réelle, le coefficient d'émission. Les entreprises qui ne peuvent pas produire ce bilan s'exposent à un risque réglementaire croissant (CSRD, bilan GES).
RoadMate : la solution tout-en-un pour vos déplacements professionnels
RoadMate est une plateforme française de gestion de la mobilité professionnelle qui combine une carte de paiement multi-modale, une application collaborateur et une interface RH pour couvrir l'intégralité du cycle de gestion des déplacements.
Chaque collaborateur dispose d'une carte Mastercard RoadMate acceptée partout : SNCF, BlaBlaCar, taxis, VTC, parkings, stations-service, vélos en libre-service. Les dépenses sont catégorisées automatiquement par mode de transport et remontent en temps réel dans le tableau de bord RH, avec calcul CO2 intégré.
| Besoin | Solution RoadMate |
|---|---|
| Avances sur frais | Chargement de budget sur la carte, en avance |
| Notes de frais | Zéro papier : les dépenses carte remontent directement avec nos intégrations comptables |
| Contrôle budgétaire | Plafonds par collaborateur, par poste, par période grâce à la carte RoadMate |
| Reporting CO2 | Calcul automatique par trajet, export ADEME-compatible pour l'entreprise et le salarié |
| Intégration comptable | Export formats Sage, Cegid, QuickBooks disponibles |
Comment fonctionne RoadMate en 3 étapes ?
Paramétrez votre politique de mobilité (30 minutes)
Depuis l'interface RH, définissez vos règles : budget mensuel par collaborateur, modes de transport autorisés, plafonds par catégorie de dépense (transport, hôtel, repas). RoadMate s'adapte à votre convention collective et aux accords d'entreprise existants.
Distribuez les cartes et activez l'application
Chaque collaborateur reçoit sa carte Mastercard RoadMate et installe l'application mobile (iOS / Android). À chaque paiement, l'application propose d'ajouter le contexte : client, projet, motif. La capture de justificatifs OCR est intégrée pour les dépenses hors carte.
Pilotez et exportez
Le tableau de bord temps réel donne aux managers et à la DAF une vue consolidée : dépenses par collaborateur, par mode de transport, par projet, et émissions CO2 associées. Les exports sont compatibles avec vos outils comptables.
RoadMate vs les alternatives : le comparatif
Les concurrents comme Spendesk ou Rydoo sont des outils de gestion de dépenses généralistes. RoadMate est conçu spécifiquement pour la mobilité professionnelle : carte acceptée sur tous les réseaux de transport, calcul CO2 automatique par trajet, contrôle budgétaire en temps réel.
| Critère | RoadMate | Spendesk | Expensya | Excel / papier |
|---|---|---|---|---|
| Carte multi-modale (tous transports) | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Reporting CO2 automatique | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Contrôle budgétaire en temps réel | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Zéro avance de frais | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Conformité URSSAF intégrée | ✅ | ❌ | Partielle | Manuel |
| Spécialisé mobilité durable | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Déplacements professionnels et empreinte carbone
La loi LOM (2019) et le décret du 28 décembre 2020 imposent à toute entreprise de calculer et communiquer l'empreinte carbone de ses déplacements professionnels dans son bilan GES. Ces obligations s'intègrent dans les exigences CSRD pour les entreprises cotées et les ETI.
Paris–Lyon (aller simple) : les émissions par mode de transport
| Mode de transport | Émissions CO2eq |
|---|---|
| Avion (court-courrier) | 123 kg CO2eq |
| Voiture solo (thermique) | 96 kg CO2eq |
| Voiture en covoiturage (2 pers.) | 48 kg CO2eq |
| Car longue distance | 11 kg CO2eq |
| TGV | 1,7 kg CO2eq |
Source : Base Carbone ADEME, 2024.
Passer d'une politique "avion par défaut" à "TGV prioritaire" sur les liaisons < 4h représente environ 120 kg CO2 économisés par aller-retour. Pour une équipe commerciale de 200 voyages par an, le gain dépasse 24 tonnes de CO2eq.
Chaque paiement avec la carte RoadMate est associé à un mode de transport. RoadMate applique les facteurs d'émission de la Base Carbone ADEME et génère un rapport CO2 mensuel et annuel par collaborateur, département et projet — directement exportable pour votre bilan GES.
Ils ont optimisé leurs déplacements professionnels avec RoadMate
"Avant RoadMate, nos commerciaux attendaient jusqu'à 3 semaines pour être remboursés. Aujourd'hui, les dépenses sur la carte sont traitées automatiquement. Nos RH ont économisé une journée complète de traitement chaque mois."
"Le rapport CO2 nous a permis d'inclure les déplacements professionnels dans notre bilan GES sans avoir à reconstituer les données manuellement. C'est une charge de travail considérable en moins pour notre équipe RSE."
Pourquoi choisir la solution RoadMate ?
RoadMate propose des solutions innovantes pour la gestion de la mobilité durable dans votre entreprise.
Organisez et gérez facilement la distribution du Forfait Mobilité Durable grâce à une solution globale, pratique et rapide à mettre en place.
Offrez à vos salariés un moyen de paiement spécifique qui facilite et récompense leurs bonnes habitudes en matière de transport domicile-travail.
Questions fréquentes sur la gestion des déplacements professionnels
La gestion des déplacements professionnels recouvre toutes les actions permettant à une entreprise de planifier, financer, contrôler et analyser les trajets de ses collaborateurs dans le cadre de leur travail. Cela inclut les voyages d'affaires (train, avion, hôtel), les déplacements domicile-travail aidés par l'employeur, et les mobilités quotidiennes (visites clients, déplacements inter-sites).
Une bonne gestion des déplacements professionnels repose sur trois piliers : une politique voyages claire, un outil de paiement adapté (carte ou budget dédié), et un système de reporting en temps réel qui donne visibilité aux managers et à la DAF.
Une note de frais classique implique que le salarié avance lui-même les dépenses sur ses fonds personnels, puis les soumet à son employeur pour remboursement — un cycle qui peut durer 2 à 4 semaines et générer des coûts administratifs importants.
Une carte de déplacements professionnels (comme la carte RoadMate) permet au salarié de payer directement avec un budget attribué par l'entreprise, sans avance de frais. Les dépenses remontent automatiquement dans l'outil RH, ce qui supprime la quasi-totalité du circuit de traitement manuel.
Oui. RoadMate propose des exports compatibles avec les principaux outils comptables utilisés par les PME et ETI françaises : Sage, Cegid, EBP, QuickBooks, et export au format CSV standard. Les catégories comptables sont pré-paramétrées et personnalisables.
L'intégration via API est disponible pour les entreprises disposant d'un ERP.
Le coût dépend du nombre de collaborateurs et des fonctionnalités activées. Les solutions généralistes comme Spendesk ou Expensya facturent en général entre 8 et 20 €/utilisateur/mois.
RoadMate propose des tarifs adaptés aux PME avec des formules accessibles, sans frais de mise en place. Pour obtenir un devis personnalisé adapté à votre taille et vos besoins, planifiez une démo avec notre équipe.
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