Comment déclarer et justifier le covoiturage dans le cadre du FMD ?
La recherche liée à la « déclaration d’utilisation du covoiturage donnant droit au bénéfice du forfait mobilités durables » est vitale pour les services RH qui mettent en place le FMD.
Si le covoiturage (en tant que conducteur ou que passager) est un mode de transport largement promu par le gouvernement, un défi juridique et comptable subsiste : comment prouver au contrôleur URSSAF son usage réel pour obtenir l’exonération sociale de l’enveloppe forfaitaire (jusqu’à 900€ de plafond) ?
Les justificatifs probants admis par la loi
Le Code de la Sécurité Sociale stipule que l’aide financière est strictement conditionnée par la nécessité de recueillir des attestations sur l’honneur, ou justificatifs de paiement à une fréquence minimale annuelle.
1. Le Registre de Preuve de Covoiturage de l’État
La méthode la plus sécurisante est l’intégration. Le Gouvernement, via le dispositif “Beta.gouv”, a mis à disposition un registre qui interagit avec les grandes plateformes du marché (Blablacar Daily, Karos, Klaxit…).
2. Les reçus et factures d’opérateur
Conserver les reçus dématérialisés de la plateforme ou les données bancaires liés à l’abonnement du covoiturage ponctuel. Cette méthode est lourde administrativement si le collaborateur n’a pas accès à une carte entreprise.
3. La déclaration ou attestation sur l’honneur
En l’absence de solution technologique (notamment pour un “covoiturage informel” organisé entre deux collègues pour faire la route ensemble), l’URSSAF autorise la déclaration sur l’honneur. Il s’agit pour le salarié de signer un formulaire attestant, noir sur blanc, la fréquence des trajets en covoiturage, qu’il le remet ensuite à son Responsable Paie.
💡 Vous cherchez un modèle ? Pour vous faciliter la tâche, nous avons mis à disposition un outil gratuit pour générer votre attestation de covoiturage Domicile-Travail. Il vous permet de créer en quelques secondes un document conforme aux exigences légales.
La digitalisation permet aujourd’hui d’automatiser le recueil avec force probante : finies les liasses de déclarations manuscrites, le collaborateur coche et signe électroniquement son attestation en trois clics.
L’alternative RoadMate : Automatiser le fléchage du budget et supprimer les attestations
La collecte manuelle des attestations de covoiturage et la vérification des justificatifs représentent une charge administrative chronophage pour les équipes RH et comportent un risque majeur en cas de contrôle URSSAF.
La solution RoadMate vient simplifier ce processus : le FMD n’est plus une contrainte de gestion. La plateforme permet de flécher de façon native et rigoureuse le budget alloué vers les mobilités éligibles au dispositif.
Au lieu de procéder à des remboursements sur pièces, l’employeur confie à ses employés une carte de paiement associée à un solde FMD défini. Notre technologie opère une double magie :
- Le Smart Routing (Fléchage intelligent) : La carte, via les transactions sur terminaux de paiement physiques et virtuels (TPE/VAD), paramètre des autorisations dynamiques qui n’autorisent que ce qui est légal. Dès qu’un paiement concerne une plateforme de covoiturage, l’opération est validée et déduite de l’enveloppe FMD.
- La fin des preuves a posteriori : Parce que l’algorithme bloque les paiements non éligibles au moment de l’achat, la transaction elle-même devient la preuve d’une allocation bien ciblée. Fini le besoin d’éditer ou récolter des attestations sur l’honneur ! L’export comptable URSSAF RoadMate garantit 100% de la base d’exonération : la transaction est le reçu légal.
- Le pouvoir de la multimodalité pour le salarié : La contrainte administrative est levée. S’il pleut ou que son covoiturage habituel est malade, l’utilisateur n’est pas bloqué. Via le même outil et la même allocation financière FMD, il peut utiliser le métro, un taxi partagé, un vélo en libre-service ou recharger sa voiture électrique sur une borne. Ses trajets domicile-travail s’adaptent, au jour le jour, aux réalités de sa vie.